Zorgen voor orde

in de chaos

“Ondernemers houden zich het liefste bezig met hun klanten, producten en diensten. De administratieve organisatie, bedrijfsvoering en juridische zaken zien ze vaak meer als ballast dan als het fundament onder een gezond bedrijf”, zegt Helmi van Bergen, directeur van Juridiqua. “Dat is jammer, want een gestroomlijnde bedrijfsvoering geeft inzicht en overzicht voor directie en medewerkers én legt de basis voor hogere kwaliteit van werken. Daar heeft ook de klant profijt van.”

Helmi van Bergen startte vier jaar geleden met Juridiqua. Ze is gepokt en gemazeld in het bedrijfsleven en semioverheid. Dat maakt haar tot een goede gesprekspartner voor het mkb, zzp’ers, stichtingen en coöperaties. Diensten die zij biedt zijn het (op maat) opstellen van algemene voorwaarden, AVG-documenten, contracten en contractbeheer, reglementen, analyseren, beschrijven en verbeteren van de administratieve organisatie en bedrijfsvoering. Haar missie: ‘orde brengen in de chaos van regelgeving en bedrijfsvoering’.

ALGEMENE VOORWAARDEN

“Algemene voorwaarden zijn een goed voorbeeld”, vertelt Van Bergen. “Het is natuurlijk gemakkelijk en goedkoop om even te googelen en ze gratis te downloaden. De vraag is dan wel of dat voldoende is. Vragen die de ondernemer zich zou moeten stellen zijn: zijn deze algemene voorwaarden in lijn met (nieuwe) wetgeving, passen ze bij mijn type klanten, producten of diensten, hoe zit het met aansprakelijkheden, wat heeft mijn specifieke onderneming nodig, stelt de branchevereniging bepaalde eisen, etc. Bovendien is het hebben van algemene voorwaarden op zichzelf niet voldoende. De klant moet er actief kennis van kunnen nemen. Mijn advies is daarom ze als pdf-bestand of in een link te mee te sturen met de offerte. Of de klant de voorwaarden vervolgens ook leest, is dan niet meer relevant. Als bedrijf heb je de mogelijkheid geboden.”

AVG

De nieuwe privacywet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) brengt veel onzekerheid met zich mee. “Met name kleinere organisaties worstelen met vragen. Ook hier geldt dat meer nodig is dan simpelweg knippen en plakken. Het maakt nogal wat uit wat voor type bedrijf je hebt en welk type gegevens in het bedrijf omgaat. Het gaat erom dat de ondernemer zich bewust is van welke persoonsgegevens hij nodig heeft om zijn klanten te kunnen bedienen en hoe zorgvuldig en vertrouwelijk hij die gegevens behandelt. Dat impliceert een visie over beveiliging van data en autorisatie van toegang. En dan moet het ook nog praktisch en werkbaar blijven. Het hoeft allemaal niet zo ingewikkeld te zijn hoor, maar het is wel raadzaam om dit goed op te zetten en eventuele boetes te vermijden.”

CONTRACTBEHEER

“Een doortimmerd contractbeheer kan de ondernemer geld besparen”, zegt Van Bergen. “Ondernemers vergeten vaak welke contracten ze hebben en welke kosten ermee gepaard gaan. Denk aan abonnementen, diensten, lidmaatschappen, onderhoudscontracten of verzekeringen. Veel van dit soort contracten wordt eenmalig afgesloten en verdwijnt vervolgens in een la, terwijl wel elk jaar een bedrag wordt afgeschreven. Soms zelfs voor onderhoud van apparatuur die al lang is afgevoerd of een lidmaatschap van een vereniging waarin niemand meer actief is. Het inzichtelijk maken van welke contracten er zijn, wat de looptijden zijn, wanneer ze opgezegd kunnen/moeten worden, is een klusje waar de meeste ondernemers niet op zitten te wachten. Toch adviseer ik: doen! Laat inventariseren wat er is en bedenk een werkwijze waarmee contracten eenvoudig te beheren zijn. Een simpele agenda kan al voldoende zijn. Want waarom zou je onnodig geld uitgeven?”

ONDERNEMEN OVER DE GRENS

Twee dagen per week werkt Helmi van Bergen bij YouRegion, het Interreg-project van de Euregio Maas-Rijn. “Doel van dit project is een grensoverschrijdende arbeidsmarkt in de euregio te stimuleren. De ZZP-fabriek, een van de partners in dit project, huurt mij in om zzp’ers en kleine bedrijven die in Duitsland of België willen ondernemen, te adviseren.”

Want bij ondernemen over de grens komt wel het een en ander kijken, vertelt Van Bergen. “Ook hier geldt: op internet is veel informatie te vinden. Maar de informatie is versnipperd, niet altijd even helder en vaak is het lastig in te schatten wat voor jouw bedrijf relevant is. Hoe zit het bijvoorbeeld met btw, met contracten, algemene voorwaarden, diploma-erkenning, noem maar op. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, als je maar weet waaraan je moet voldoen. Wij proberen ondernemers te stimuleren zich niet door regels uit het veld te laten slaan, maar het direct goed te regelen zodat zij zich volledig op het ondernemen kunnen richten.”

Het Informatiepunt van de ZZP-fabriek bevindt zich in Centre Céramique, bij het Maastricht International Center. “We zijn het natuurlijk aan onze stand verplicht om ons ook aan de andere kant van de

grens te presenteren”, lacht Van Bergen. “Op 19 september waren we op de RWTH in Aken, op 23 oktober op de Corda Campus in Hasselt.”

EFFICIËNTE BEDRIJFSVOERING

Helmi van Bergen ondersteunt (kleine) ondernemers bij het efficiënter inrichten van hun processen. “Er is vaak veel winst te behalen door gewoon eens kritisch naar de huidige gang van zaken te kijken. Hoe lopen de processen, hoe zit het met informatieoverdracht tussen afdelingen, waar zitten hiaten of juist dubbelingen? Om dat goed te kunnen doen, loop ik soms mee in het bedrijf of houd diepte-interviews met medewerkers. De beschrijving van de bedrijfsvoering geeft veel inzicht en legt de basis voor hogere kwaliteit, betere inzet van automatisering en soepele invoering van nieuwe of verbeterde werkwijzen.”

CONTRACTBEHEER

“Een doortimmerd contractbeheer kan de ondernemer geld besparen”, zegt Van Bergen. “Ondernemers vergeten vaak welke contracten ze hebben en welke kosten ermee gepaard gaan. Denk aan abonnementen, diensten, lidmaatschappen, onderhoudscontracten of verzekeringen. Veel van dit soort contracten wordt eenmalig afgesloten en verdwijnt vervolgens in een la, terwijl wel elk jaar een bedrag wordt afgeschreven. Soms zelfs voor onderhoud van apparatuur die al lang is afgevoerd of een lidmaatschap van een vereniging waarin niemand meer actief is. Het inzichtelijk maken van welke contracten er zijn, wat de looptijden zijn, wanneer ze opgezegd kunnen/moeten worden, is een klusje waar de meeste ondernemers niet op zitten te wachten. Toch adviseer ik: doen! Laat inventariseren wat er is en bedenk een werkwijze waarmee contracten eenvoudig te beheren zijn. Een simpele agenda kan al voldoende zijn. Want waarom zou je onnodig geld uitgeven?”

ONDERNEMEN OVER DE GRENS

Twee dagen per week werkt Helmi van Bergen bij YouRegion, het Interreg-project van de Euregio Maas-Rijn. “Doel van dit project is een grensoverschrijdende arbeidsmarkt in de euregio te stimuleren. De ZZP-fabriek, een van de partners in dit project, huurt mij in om zzp’ers en kleine bedrijven die in Duitsland of België willen ondernemen, te adviseren.” Want bij ondernemen over de grens komt wel het een en ander kijken, vertelt Van Bergen. “Ook hier geldt: op internet is veel informatie te vinden. Maar de informatie is versnipperd, niet altijd even helder en vaak is het lastig in te schatten wat voor jouw bedrijf relevant is. Hoe zit het bijvoorbeeld met btw, met contracten, algemene voorwaarden, diploma-erkenning, noem maar op. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, als je maar weet waaraan je moet voldoen. Wij proberen ondernemers te stimuleren zich niet door regels uit het veld te laten slaan, maar het direct goed te regelen zodat zij zich volledig op het ondernemen kunnen richten.”

Het Informatiepunt van de ZZP-fabriek bevindt zich in Centre Céramique, bij het Maastricht International Center. “We zijn het natuurlijk aan onze stand verplicht om ons ook aan de andere kant van de grens te presenteren”, lacht Van Bergen. “Op 19 september waren we op de RWTH in Aken, op 23 oktober op de Corda Campus in Hasselt.”

EFFICIËNTE BEDRIJFSVOERING

Helmi van Bergen ondersteunt (kleine) ondernemers bij het efficiënter inrichten van hun processen. “Er is vaak veel winst te behalen door gewoon eens kritisch naar de huidige gang van zaken te kijken. Hoe lopen de processen, hoe zit het met informatieoverdracht tussen afdelingen, waar zitten hiaten of juist dubbelingen? Om dat goed te kunnen doen, loop ik soms mee in het bedrijf of houd diepte-interviews met medewerkers. De beschrijving van de bedrijfsvoering geeft veel inzicht en legt de basis voor hogere kwaliteit, betere inzet van automatisering en soepele invoering van nieuwe of verbeterde werkwijzen.”

!

MARGO VAN VLIERDEN

µ

NICO BASTENS